Descripción
El seguimiento académico se realiza a través del “Sistema para la Gestión de Trámites de Proyectos de Investigación”. Para información del sistema de procesos ingresar al siguiente enlace: https://procesos.ucuenca.edu.ec
Documentos Habilitantes
Dependiendo del tipo de trámite se deberán ingresar obligatoriamente los documentos habilitantes (requisitos):
a. Actualización de los miembros
del proyecto
- Investigador
Los documentos habilitantes solicitados dependen del cargo que desempeñará el nuevo miembro dentro del proyecto:
1.- Justificación de la incorporación.
2.- Carta de apoyo de la Facultad a donde pertenece el docente que se incorpora.
3.- Para proyectos externos, se requiere el oficio de aprobación de la actualización de los miembros del proyecto, por parte de la entidad externa.
- Investigador Asociado
1.- Justificación de la incorporación.
2.- Carta aval de la universidad externa donde conste su apoyo al investigador para la ejecución del proyecto.
3.- CV del investigador.
4.- Para proyectos externos, se requiere el oficio de aprobación de la actualización de los miembros del proyecto, por parte de la entidad externa.
- Tesista pregrado / posgrado
1.- Aprobación del diseño de trabajo de titulación en donde se evidencie que el tutor será un miembro del equipo de investigación.
2.- Justificación de la incorporación.
- Ayudante de Investigación
1.- Copia del Acta del Tribunal de Selección.
- Personal Contratado
1.- Copia del contrato de servicios profesionales.
Fechas importantes
Para los casos de actualización y/o incorporación de miembros del equipo de investigación que involucren a personal académico de la Universidad de Cuenca, con asignación horaria en distributivo, los trámites deberán ser solicitados del 1 de octubre hasta el 30 de noviembre para el semestre marzo-agosto o desde el 1 de marzo hasta el 15 de mayo para el semestre septiembre-febrero. Las solicitudes enviadas fuera de estos períodos no podrán ser consideradas.
b. Solicitud de Prórroga
1.- Carta de apoyo de la Facultad a la que pertenecen los docentes para quienes se hace la solicitud.
2.- Evidencia que sustente la justificación de la solicitud de prórroga (Ejemplo: retrasos en permisos para ingresar en instituciones externas para la ejecución).
3.- Reformulación del proyecto (en caso de haberlo).
4.- Nuevo cronograma de actividades a realizarse durante la prórroga.
5.- Para proyectos externos se requiere el oficio de aprobación de la prórroga emitido por la entidad externa.
6.- Los proyectos ganadores de la convocatoria Investigación Vinculación deberán entregar los siguientes documentos adicionales:
a. Oficio dirigido al Director de Calidad y Gestión de la Investigación y al Director General de Vinculación con la Sociedad, en el cual se justifique la solicitud de prórroga.
b. Evidencias de los productos comprometidos con la Dirección de Vinculación con la Sociedad o su respectiva justificación en caso de aún no cumplirlos.
Fechas importantes
Las prórrogas de proyectos deberán ser solicitados del 1 de octubre hasta el 30 de noviembre para el semestre marzo-agosto o desde el 1 de marzo hasta el 15 de mayo para el semestre septiembre-febrero. Las solicitudes enviadas fuera de estos períodos no podrán ser consideradas.
c. Presentación de Informes de Avance
- Convocatoria Interna – Vía Alanzas interinstitucionales
Presentación de informes de avance
1.- Informe acumulativo técnico – científico del proyectro de investigación con fondos internos y externos.
2.- Certificado del informe acumulativo técnico – científico del proyecto de investigación con fondos internos y externos.
- Convocatoria Investigación Vinculación
Presentación de informes de avance
1.- Informe de avance científico – técnico para proyectos de investigación y vinculación.
2.- Certificado del informe avance científico – técnico para poryectos de investigación y vinculación.
- Convocatoria Externa
Presentación de informes de avance
1.- Los formatos y la periodicidad de los informes de avance serán los mismos que se solicitan por la institución cofinanciadora externa. Cuando la institución cofinanciadora externa no solicite informe de avance, o cuando lo haga para periodos superiores a 12 meses, se deberá entregar al VIUC un informe de avance anual; para esto, se pueden utilizar los formatos del VIUC.
2.- Certificado del Informe acumulativo técnico-científico del proyecto de investigación con fondos internos y externos.
d. Presentación de Informes Finales
(Cierre de Proyectos)
Para el cierre de proyectos es necesario subir la siguiente documentación al sistema para la gestión de trámites de proyectos de investigación.
- Convocatoria Interna – Vía Alanzas interinstitucionales
Presentación de informe final
1.- Informe final técnico–científico de proyecto de investigación ganador de convocatoria interna- vía alianzas interinstitucionales.
2.- Certificado del Informe acumulativo técnico-científico del proyecto de investigación con fondos internos – vía alianzas interinstitucionales.
3.- Informe económico final, el cual constará con dos documentos:
a. Los gastos correspondientes a la difusión de resultados podrán ejecutarse en el transcurso de un año, luego de la fecha de terminación del proyecto. Luego de ello, el director del proyecto solicitará a la UCuenca EP la ejecución presupuestaria del proyecto.
b. Dicha ejecución presupuestaria, se enviará al correo a dolores.coronel@ucuenca.edu.ec, para revisión y elaboración del informe final.
4.- Listado de bienes a devolver, junto con la “hoja de ingreso” (emitida por la Unidad de Bienes).
5.- Evidencias de producción científica y de resultados.
- Convocatoria Investigación Vinculación
1.- Informe Final Científico-Técnico para proyectos de investigación y vinculación.
2.- Certificado Informe Final Científico-Técnico para proyectos de investigación y vinculación.
3.- Informe Económico final. Constará de dos momentos:
a. Los gastos correspondientes a la difusión de resultados podrán ejecutarse en el transcurso de un año, luego de la fecha de terminación del proyecto. Luego de ello, el director del proyecto solicitará a la UCuenca EP la ejecución presupuestaria del proyecto.
b. Dicha ejecución presupuestaria, se enviará al correo dolores.coronel@ucuenca.edu.ec, para revisión y elaboración del informe final.
4.- Listado de Bienes a devolver, junto con la “hoja de ingreso” (emitida por la Unidad de Bienes).
5. Evidencias de producción científica y de resultados.
- Convocatoria Externa
Presentación del informe final
El formato a subir en el sistema es el mismo que solicita la entidad cofinanciadora, incluyendo adicionalmente los siguientes documentos:
1.- Anexo al informe final técnico–científico de proyecto de investigación ganador de convocatoria externa.
2.- Certificado del Informe acumulativo técnico-científico del proyecto de investigación con fondos externos.
3.- Evidencia de que el proceso de cierre en la institución externa ha culminado con éxito.
4.- Informe Económico Final, deberá dar cuenta de los valores entregados por el VIUC en calidad de contraparte. Constará de tres momentos:
a. En caso de que la contraparte se haya ejecutado en la UCUENCA EP: los gastos correspondientes a la difusión de resultados podrán ejecutarse en el transcurso de un año, luego de la fecha de terminación del proyecto. Posterior a esto, el director solicitará a la UCuenca EP la ejecución presupuestaria del proyecto.
b. Dicha ejecución presupuestaria, se enviará al correo dolores.coronel@ucuenca.edu.ec, para revisión y elaboración del informe final.
c. En caso de que la contraparte se haya ejecutado en el VIUC, siempre y cuando no haya más gastos de ejecutar (es decir: luego del año de la difusión de resultados), se deberá enviar un correo dolores.coronel@ucuenca.edu.ec, solicitando la entrega del Informe Económico Final.
5.- Listado de bienes a devolver, junto con la “hoja de ingreso” (emitida por la Unidad de Bienes).
6.- Evidencias de producción científica y de resultados.
e. Reformulación del Presupuesto
El director del proyecto puede solicitar al VIUC reformulaciones de presupuesto por un máximo de dos (2) veces al año, desde 1 de enero hasta el 28 de febrero y desde 1 de julio hasta el 31 de julio de cada año calendario. Las solicitudes enviadas fuera de estos períodos no podrán ser consideradas.
La reformulación presupuestaria que se encuentre dentro del 20% del presupuesto total aprobado y que no implique creación de un nuevo ítem será autorizada directamente. En caso de que la reformulación supere el 20% y creación de ítem que no consta en el presupuesto inicialmente aprobado será analizado por el Director de Calidad y Gestión de la Investigación. Tener en cuenta que existen ítems restringidos establecidos en los procesos institucionales (eje.: contratación de personal, pasajes y viáticos al exterior).
En el caso de que la reformulación se solicite con respecto a fondos recibidos por instituciones cofinanciadoras externas, es necesario presentar la aprobación (oficio o correo electrónico) de estas instituciones al cambio solicitado.
f. Incorporación de una entidad externa a un proyecto de Investigación
1.- Se deberá solicitar mediante Quipux, la autorización del Coordinador de Investigación (del Vicerrectorado de Investigación e Innovación) para la incorporación de la entidad externa, detallando los motivos de su ingreso.
2.- A esta solicitud se deberá adjuntar:
- Carta de Intención.
- Para proyectos ganadores externos se requiere la autorización de la entidad financiadora sobre la incorporación de una nueva entidad. (si aplica)
3.- Si resulta favorable la solicitud, el Coordinador de Investigación:
- Autorizará la actualización del presupuesto general del proyecto, así como el registro de la nueva entidad en el Vicerrectorado de Investigación e Innovación.
- El presupuesto deberá actualizarse únicamente si la entidad externa realiza un aporte monetario.
4.- En caso de respuesta negativa, la petición será archivada y se notificará al solicitante los motivos correspondientes.